Cómo documentar el comportamiento indebido de un trabajador

Para evitar malentendidos y potenciales situaciones conflictivas, es muy importante documentar las faltas, violaciones al reglamento y comportamiento indebido de los trabajadores.

Las acciones del personal o de manejo del recurso humano son eminentemente por escrito. De esta manera, se facilita a que el empleador pueda contar con material probatorio en un momento dado, como por ejemplo:

  • Contrato individual de trabajo, debidamente suscrito y registrado en el Ministerio de Trabajo;
  • Amonestaciones debidamente notificadas al trabajador o a 2 testigos;
  • La carta de despido debidamente notificada al trabajador;
  • El Reglamento Interno de Trabajo de la empresa;
  • Los informes debidamente suscritos por el o los superiores jerárquicos o por testigos;
  • Fotografías, correos, emails, chats;
  • Otros.

 

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¿Porqué es importante la carta de despido?

Cuando el empleador va a dar por terminada unilateralmente una relación de trabajo, está regido por ciertas normas de carácter laboral que en cierta medida restringen su capacidad de acción.
En principio, un empleador sólo puede despedir a un trabajador con base en una causa justificada de despido de las contempladas en el Artículo 213 del Código de Trabajo. Cabe mencionar que hay excepciones importantes.
En cualquier caso, al tomar la decisión de despedir a un trabajador, debe asegurarse de proceder conforme a ley para evitar riesgos legales innecesarios.

¿Qué constituye un despido justificado?

En primer lugar, justas causales de despido son únicamente las contempladas en la ley. Cualquier situación o hecho que no esté contemplado por la ley como tal, no es causal de despido.
El despido siempre debe comunicarse por escrito, sea o no con base en una causal de despido, y la causa, si es con base en una causal, debe expresarse con suficiencia.
Es importantísimo aclarar que no se cumple con el requisito de expresar la causa, meramente indicando al trabajador la norma, ni aún citando la expresión abstracta de la causal. Por ejemplo, no basta para el empleador indicar en la carta que “el trabajador incurrió en la causal contemplada en el Artículo 213 (A) (5), ni tampoco indicando que la causal consiste en “incurrir el trabajador, durante la ejecución del contrato, en faltas graves de probidad u honradez…”. Lo que se exige es que se exprese además los hechos ocurridos o actos realizados por el trabajador, en los que se configura la causal. Así por ejemplo, indicar “El día 2 de julio de 2013 usted cometió X, Y o Z actos, los cuales son actos deshonestos en los que se configura la causal contemplada en el Artículo 213 (A)(5) que expresa …”.
Lo anterior obedece a que si no se expresa en la carta los hechos que según el empleador dan origen a la causal, el trabajador no tiene cómo defenderse pues no sabe de qué se le acusa.
En el evento que el trabajador demande al empleador por despido injustificado, éste sólo podrá alegar la(s) causal(es) que efectivamente haya aducido en la carta de despido, causales que además deberá poder probar en juicio.

En qué casos no hace falta justa causa para despedir a un trabajador?

No se requiere justa causa para despedir a un trabajador en los siguientes casos:

    • Trabajadores con menos de 2 años de servicios continuos
    • Por supuesto también se puede despedir sin justa causa durante el período probatorio
    • Trabajadores domésticos
    • Trabajadores permanentes de empresas agrícolas, pecuarias, agroindustriales o manufactureras;
    • Trabajadores en naves internacionales
    • Aprendices
    • Trabajadores de establecimientos de ventas de mercancías al por menor, y empresas con 5 o menos trabajadores, excepto los establecimientos financieros de seguros y bienes raíces.
      En los casos mencionados, se puede despedir al trabajador sin justa causa pero comunicándole el despido con antelación de al menos 30 días. Este plazo se cuenta a partir de la fecha en que se dio la comunicación de despido. Sin embargo, el empleador puede optar por hacer efectivo el despido de inmediato, pagando la suma correspondiente al preaviso.

 

¿En qué situaciones especiales no se puede despedir a un trabajador sin permiso del Ministerio de Trabajo?

Existen situaciones llamadas fueros, aplicables a ciertos trabajadores a los que no se les puede despedir sino mediante autorización previa del Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral (MITRADEL), con justa causa debidamente demostrada: el fuero de maternidad y el fuero sindical.
El incumplimiento de dicho paso previo hace automáticamente nulo el despido.
Tampoco se puede comunicar despido durante el período de vacaciones del trabajador, ni cuando se encuentra incapacitado. El incumplimiento hace nulo el despido.

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¿Para qué sirve el Reglamento Interno de Trabajo y qué contiene?

¿Para que sirve el Reglamento Interno de Trabajo, Higiene y Seguridad?

El Reglamento Interno de Trabajo permite a las empresas dirigir adecuadamente sus operaciones, dando las instrucciones formales a cada uno de sus trabajadores mediante un documento escrito; permite sancionar disciplinariamente a quienes lo incumplen y contribuye al cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa, entre otros.
Una vez elaborado el Proyecto del Reglamento Interno, se presenta ante el Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral, quien lo revisa y solicita la opinión con anterioridad a su aprobación al Sindicato de Trabajadores, si lo hubiese, y en defecto de éste, a los trabajadores directamente. Posterior a ello, el Ministerio de Trabajo lo aprueba, previo informe de los servicios técnicos de la Dirección General de Trabajo. Luego de ser aprobado, el Reglamento Interno debe ser puesto en conocimiento de los trabajadores con 15 días de anticipación, a la fecha en que comenzará a regir y el mismo debe estar escrito con caracteres fácilmente legibles y colocado en un lugar visible.

Aspecto a tener en cuenta en el desarrollo de un Reglamento Interno de Trabajo

El Reglamento Interno es una herramienta indispensable para resolver los conflictos que se llegasen a presentar dentro de la empresa, y es tan importante que si no existiera, sería muy difícil sancionar a un trabajador por algún acto impropio, puesto que no habría ninguna sustentación normativa o regulatoria que ampare una decisión sancionatoria.
El reglamento interno del trabajo, se encarga de contemplar aquellos aspectos no contemplados de forma expresa por la ley, o que simplemente han quedado al libre albedrío de las partes.

¿Que debe contener el Reglamento Interno de Trabajo?

En el Reglamento Interno de Trabajo se puede contemplar lo siguiente:

  • Las horas en que empieza y termina el trabajo y las de cada turno, si aquél se efectúa en equipos, así como también, los descansos.
  • Los diversos tipos de remuneración.
  • El lugar, día y hora de pago de las remuneraciones.
  • Las obligaciones y prohibiciones a que estén sujetos los trabajadores.
  • La designación de los cargos ejecutivos o dependientes del establecimiento ante quienes los trabajadores deben plantear sus peticiones, reclamos, consultas y sugerencias.
  • Establece normas sobre igualdad de oportunidades e inclusión social de personas con discapacidad.
  • Las normas e instrucciones de prevención, higiene y seguridad que deban observarse en la empresa o establecimiento.
  • Las sanciones que podrán aplicarse por infracción a las obligaciones que señale el reglamento interno, las que podrán consistir en amonestación verbal o escrita y suspensión hasta de tres (3) días sin derecho a salario.
  • El procedimiento a que se someterá la aplicación de las sanciones referidas anteriormente.
  • Respecto de las materias de higiene y seguridad que debe contener el reglamento interno, cabe señalar que se puede establecer las obligaciones a que quedan sujetos los trabajados como, por ejemplo, el uso correcto y cuidado de los elementos de protección personal; el uso de todos los elementos, aparatos o dispositivos destinados a la protección contra riesgos; la conservación y buen trato de los elementos de trabajo entregados para el uso del trabajador.
  • La obligatoriedad de cada cual de dar cuenta de todo síntoma de enfermedad profesional que advierta o de todo accidente que sufra por leve que sea; el acatamiento de todas las normas internas sobre métodos de trabajo u operaciones o medidas de higiene y seguridad, etc.
  • Sobre esta materia puede establecerse también prohibiciones como, por ejemplo, retirar o dejar inoperante elementos o dispositivos de seguridad e higiene instalados en la empresa; destruir o deteriorar material de propaganda visual o de otro tipo destinado a la promoción de la prevención de riesgos; operar o intervenir maquinarias o equipos sin autorización, etc.

Puntos importantes incluidos en los Reglamentos Internos que Panama Outsourcing S.A desarrolla para sus clientes:

Los reglamentos internos que desarrollamos para nuestros clientes incluyen:

  • Establecer los límites del comportamiento laboral
  • Dividir de manera clara y concreta las funciones y responsabilidades de todos
  • Declarar derechos, deberes, incentivos y sanciones
  • Promover la armonía entre el empleador y los empleados
  • Proponer diversas opciones en cuanto a la resolución de conflictos
  • Establecer reuniones periódicas

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¿Qué es y para qué sirve un contrato de trabajo?

¿Que elementos debe incluir un Contrato de Trabajo en Panamá?

Para que exista un Contrato de Trabajo se requiere de tres elementos esenciales:

  1. Que el trabajador realice la actividad personalmente, es decir, por sí mismo;
  2. Que exista subordinación o dependencia económica del trabajador respecto del empleador, lo que faculta a éste para exigirle el cumplimiento de órdenes, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, por todo el tiempo de duración del contrato.
  3. Un salario como retribución del servicio conforme al salario mínimo vigente.

Una vez reunidos estos tres elementos, se entiende que existe Contrato de Trabajo y no deja de serlo por razón del nombre que se le dé, ni de otras condiciones o modalidades que se le agreguen.

¿Qué tipo de Contratos de Trabajo hay?

Contratos a término definido, indefinido, de obra determinada, y otros de naturaleza especial dirigidos al servicio doméstico, a labores agrícolas, etc.

¿Como se confecciona un Contrato de Trabajo?

El Contrato de Trabajo debe constar por escrito, y firmarse al inicio de la relación de trabajo en tres ejemplares, uno para cada parte, y el otro para la DIRECCIÓN GENERAL DE TRABAJO DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y BIENESTAR SOCIAL.

Se exceptúan las labores agrícolas o ganaderas, las personas contratadas para el servicio doméstico, los trabajos ocasionales que no pasen de tres meses, y las obras determinadas cuyo valor no exceda de 200.00 balboas.
El contrato escrito debe contener una serie de requisitos, tales como, el nombre del trabajador, la nacionalidad, el sexo, estado civil, domicilio y número de cédula de las partes, cuando el empleador es persona jurídica deberá constar su nombre o razón social, el nombre del representante legal y los datos de inscripción del Registro Público, el nombre de las personas q viven con el trabajador y el de las que dependen de él, la determinación especifica de la obra o servicios convenidos y de las modalidades referentes al mismo, acordados para su ejecución, lugar o lugares donde prestará el servicio, duración del contrato, duración y división regular de la jornada de trabajo, salario formal, día y lugar de trabajo, lugar y fecha de la celebración, firma de las partes.

Aspectos a tener en cuenta en la Confección de un Contrato Laboral

  • Importante establecer el periodo probatorio por escrito, fijando el máximo que permite la ley.
  • Registrar los contratos de trabajo a fin de obtener el aval del MITRADEL quien con este requisito verifica que los contratos cumplen con las exigencias legales, colocando el sello de registro en cada una de las páginas del contrato, donde aparecen las firmas de las partes, la fecha de la presentación del documento y la firma del funcionario que lo recibe.
  • Fijar un horario de trabajo aprovechando el máximo permitido por ley. La semana de trabajo normal máxima es de 48 horas de trabajo durante el día, 42 horas para el trabajo nocturno y 45 horas para el trabajo mixto diurno y nocturno.
  • Considerar la tabla vigente de salario mínimo para establecer el monto adecuado, conforme a la actividad / sector económico y al área geográfica.
  • La mano de obra extranjera debe obtener un permiso de trabajo por un año, a veces renovable en la Oficina de Inmigración (En algunos sectores y para algunos puestos especializados, permisos especiales de carácter temporal son concedidos). Para las empresas que opten por contratar mano de obra extranjera, la regla de oro es que el porcentaje de extranjeros no supere en 10% a los nacionales.

¿De qué manera puede asistir Panama Outsourcing S.A. en la confección de un Contrato de Trabajo

Para una empresa, contar con Contratos de Trabajo confeccionados por expertos en leyes laborales como los que brinda Panama Outsourcing S.A puede prevenir demandas laborales, penalizaciones y multas. Es mucho más conveniente y económico prevenir que lamentar. Por cualquier pregunta o requerimiento por favor no dude en contactarnos.