Una de las situaciones que más impacta a las organizaciones, cuando conversamos con los directivos y gerentes, es el dolor de cabeza que ocasionan los informes de auditoría. Cuando llegan llenos de hallazgos que no logran solventar y estos son los causantes de problemas financieros, reputacionales e incluso legales.

Lamentablemente, los informes de auditoría comienzan a crear situaciones de conflicto al iniciar la asignación de responsabilidades a las personas, así como problemas cuando los plazos para la entrega de los mismos no se cumplen. Como consecuencia de esto, el auditor, termina siendo visto como el villano de la película.

En este tipo de circunstancias se debe ser objetivo, lo que exige tener en consideración que el auditor no es ni amigo ni enemigo; es un aliado que aporta valor dentro de la organización aunque sea difícil apreciarlo de esa manera.

Importancia de los informes de auditoría en Tecnología y Seguridad

Es en este punto donde se evidencia la importancia que posee el correcto abordaje de las auditorías dentro de la cultura organizacional. Esto con el fin de que se entienda de manera más clara el valor que tienen las mismas para la empresa. Pues más allá de ser utilizado como un mecanismo para castigar, es un estudio para revisar los controles que permiten a la empresa u organización cumplir con las mejores prácticas.

Algunas de las situaciones observables en el proceso de elaboración del informe de auditoría son:

El sesgo de confirmación: Es la tendencia a favorecer, interpretar y/o pensar que nuestras creencias se aplican cuando llega el auditor a la puerta. En el campo de las Tecnologías de la Seguridad y Ciberseguridad apenas llega el auditor comienzan muchos a temblar; ponerse nerviosos o suponer que los resultados serán negativos y que el auditor sólo viene a buscar fallas y responsables.

Este sesgo predispone a todos mediante un efecto halo y estos nervios y preocupaciones posiblemente se vean reflejados en las respuestas.

Un lenguaje verbal no asertivo:  En muchas ocasiones, el auditado muestra un lenguaje verbal que refleja agresividad, confrontación, molestia, entre otros que causa un poco de molestia en el auditor. Lamentablemente, el auditor puede percibir estas señales e interpretarlo como, que la persona le está colocando barreras por lo que se dificulta la relación y la importancia de las habilidades pasa a segundo plano.

Es en este tipo de situaciones en las que el uso adecuado de las habilidades blandas es vital, pues facilita la relación auditor/auditado.

Aptitudes y actitudes:  Si la persona auditada se enoja, ya perdió el primer asalto. Enojarse no es la mejor forma de lograr la conexión. Todo lo contrario.  Es necesario ser empático y estar dispuesto a colaborar. 

Habilidades blandas en los procesos de auditoría

Sonreír y colaborar es una acción necesaria, puesto que el auditor también es un humano. El auditor también puede estar experimentado situaciones laborales o personales por ende, la empatía juega un papel vital.

Es fundamental entender que el auditor también puede estar estresado debido a que debe cumplir con horarios y fechas de entregas para su empresa. La cordialidad no posee un costo adicional, habla muy bien de cada individuo y de toda la organización.

Lo anteriormente expuesto, lleva a concluir que, mediante un enfoque adecuado utilizando las habilidades blandas, eliminando los sesgos, colaborando de forma asertivamente e integrando una comunicación de ambas vías que permita generar sinergias; son algunos de los factores que permiten lograr que las auditorías dejen de ser un dolor de cabeza.

Son cambios que marcan la diferencia . Además, son vistos como la oportunidad para lograr que los controles sean implementados de forma armoniosa en un ambiente de paz y tranquilidad.