Las conferencias virtuales son la solución más efectiva y en este artículo, brindaremos información sobre cómo llevarlas a cabo de manera efectiva; así como, indagar en las herramientas más adecuadas para realizarlas.

Debido a los cambios que han surgido a partir de la pandemia, las estrategias han cambiado al momento de pautar conferencias con clientes o el mismo equipo de trabajo. 

Estos encuentros digitales requieren de la intervención de dos o más personas, la misma se lleva a cabo a través de una plataforma online destinada para esta actividad y generalmente se enfoca en:

• Planificar y organizar las actividades del día a día.
• Definir las estrategias que se utilizaran en un proyecto.
• Tomar decisiones importantes sobre proyectos o de índole administrativo.
• Coordinar actividades que promuevan el crecimiento organizacional.

¿Por qué son importantes las reuniones virtuales?

Las reuniones y conferencias virtuales son una actividad fundamental cuando se implementa un modelo de teletrabajo, por lo que se ha vuelto parte de la nueva normalidad para las empresas y ha mostrado grandes beneficios. 

Se ha identificado que mantener estas prácticas con el equipo de trabajo permite alcanzar un nivel de eficiencia y de productividad muy alto, ya que se logra mantener la organización de las actividades diarias. Estas reuniones también crean una mayor cercanía de las empresas con sus clientes, por lo que realizarlas es beneficioso para el crecimiento de la empresa

Consejos para tener conferencias virtuales exitosas

Programa las reuniones y conferencias virtuales con antelación

Programar las reuniones virtuales con un margen de tiempo o antelación es prudente, dado que permite a los participantes prepararse para la misma y debatir de forma más organizada los objetivos de la misma.

Confirma la asistencia de los participantes

Confirmar la asistencia a la reunión es importante ya que, es una forma de asegurar la participación de las personas convocadas. Es el equipo de trabajo o clientes quienes alimentan esta actividad.

Elabora una minuta para la reunión

Se aconseja preparar y compartir una minuta sobre los distintos puntos que se van a debatir o trabajar durante la reunión o conferencia; esta es una excelente manera de que los participantes tengan una idea clara de los temas que se abordarán.

Asigna turnos a los participantes

Organiza cómo llevar la actividad, asigna turnos a los presentes en la reunión, fomenta la cultura de participación a cada uno de ellos; además de promover el respeto al derecho de palabra y así se logrará que la reunión sea eficaz y productiva. 

Y sin duda alguna, uno de los consejos más importantes es ¡la puntualidad!

Las mejores plataformas para reuniones y conferencias virtuales

Skype: Esta aplicación es de las más longevas en la organización de reuniones online. En ella se pueden organizar conversaciones y reuniones virtuales con varios integrantes, enviar mensajes, compartir pantalla. Para utilizarla solo debes tener una cuenta Outlook o Hotmail, también es posible registrarse con el número móvil.

Zoom: Favorita de muchos. Esta aplicación resalta por su versatilidad, ya que permite realizar reuniones, conferencias, webinars y seminarios. Zoom también ofrece la opción de traducción simultánea, por lo que apoya en reuniones multi idioma. Se puede acceder a Zoom mediante PC así como por integración telefónica.

Microsoft Teams: Esta es la plataforma para reuniones virtuales de Microsoft, es gratis aunque aquellas empresas que poseen una licencia de Microsoft pueden acceder a la misma.

Google Meet: Esta plataforma es muy fácil de utilizar, solo se necesita contar con una cuenta de Gmail. El servicio es gratuito y muy amigable con el usuario. Sin embargo, no permite grabar las llamadas.

UberConference: Se puede acceder creando una cuenta gratuita y configurando el perfil, luego podrás comenzar a usar el software. Es una aplicación fácil e intuitiva que permite compartir la pantalla y grabar las reuniones. Lamentablemente las reuniones tienen un máximo de 10 participantes (en el plan gratuito) y un límite de 45 minutos.